2022.11.14 Agenda - Regular Meeting

Proud Past, Successful Present, Growing Future

Devin Embray - Superintendent              Tim Reinert - Director of Finance

103 Central, Suite 300 * Glenwood, IA 51534 * 712-527-9034 * Fax 712-527-4287

 

November 11, 2022

 

To:                        All School Board Members                                                    Voting Order:  

                                                                                                                               Curt Becker - At-Large ‘23

From:                  Devin Embray, Superintendent                                               Tim Becker - At-Large ‘23

                                                                                                                                Elizabeth Richardson - At-Large ‘25

                                                                                                                               Matt Portrey - At-Large ‘25

                                                                                                                               John J. Zak, IV - At-Large ‘25

 

Re:    Regular Meeting -    Monday, November 14, 2022 - 6:00 p.m.

                                        Central Office - Large Conference Room

                                            103 Central, 3rd Floor, Glenwood

   

1.    PLEDGE OF ALLEGIANCE                              

    A.    Call to Order

2.    APPROVAL OF AGENDA                                                                                                                                                           Motion

3.    SPOTLIGHT ON EDUCATION                                     

    A.    None    

4.    FRIENDS OF EDUCATION

    A.    None

5.    CONSIDERATION OF ACTION ON CONSENT ITEMS                                                                                            Motion

    A.    Approval of Minutes

        1.    Regular Meeting - October 10, 2022

        2.    Special Meeting & Work Session - October 24, 2022

    B.    Approval of Board Policies - Second Readings

 

C.    Approval of Board Policies - First Readings 

 

D.    New Hires - Contingent upon completion of pre-employment requirements and favorable background check results 

 

E.    Transfers

 

F.    Separation from District - Coaching positions are contingent upon finding a suitable replacement

 

G.    Open Enrollments

 

H.    Approval of Financial Reports

    i.    Approval of Bills - Director Tim Becker will have reviewed the bills

            a.    Approval of Additional Bills

     ii.    Board Financial Reports

            a.    Estimated Line Item Budget Report

            b.    General Ledger Balance Report

            

I.    Fundraising Requests

 

J.    Out of State and Overnight Travel

 

K.    Grant Requests    

 

L.    Curriculum 

 

6.    ANNOUNCEMENTS AND COMMUNICATIONS

    A.    Comments from Public 

    B.    Comments from Board of Education

    C.    Legislative Update

            1. Legislative Forums Schedule 

            2.    Legislative Contacts

    D.    Presentations

            1.     The Glenwood Betterment Committee received a Community Visioning grant (https://www.communityvisioning.org/).   Britney                         Markhardt from Iowa Community Visioning would like to do a brief presentation to the board.

            2.    The Instructional Coaches will present on the Teaching and Learning Conference they attended in San Antonio, Texas.

     E.   Update on GRC Campus Closing

            1.    Dr. Embray will update the BOE

  

7.    REPORTS 

       A.    Building Administrator Report 

               1.    High School

               2.    Middle School

               3.    West Elementary

               4.    Northeast Elementary

       B.    Special Education Report 

       C.    School Improvement Report

       D.    Activities Director Report

       E.    Kid’s Place Report    Newsletter     

       F.    Technology Report 

       G.    Food Service Report  

       H.    Transportation / Building & Grounds Report 

       I.    Print Shop Report

8.    OLD BUSINESS

    A.    None

9.    ADJOURNMENT SINE DIE                                                                                                                                                Motion    

10.    ANNUAL REORGANIZATIONAL MEETING

         (The Board Secretary will call the meeting to order and will chair this portion of the meeting)

    A.    Election of Officers

            1.    President

            Ballots will be distributed to the Board Members to vote for President of the School Board for 2022-2023.  Members must sign the                      ballots so the votes can be recorded.  A majority of those voting is necessary to elect.  The oath of office will be administered to the                      new Board President.

             Tim will read off the ballots of each member who was nominated and the nominated Board Member will be recorded.

           2.    Vice-President

           Ballots will be distributed to the Board Members to vote for Vice-President of the School Board for 2022-2023.  Members must sign the             ballots so the votes can be recorded.  A majority of those voting is necessary to elect.  The oath of office will be administered to the new             Board Vice-President.

           Tim will read off the ballots of each member who was nominated and the nominated Board Member will be recorded.

 

    B.    Set regular meeting dates, times and places for 2022-2023.                                                                                                          Motion

          Presently the Board meets in the Central Office large conference room for their regular meetings on the second Monday of the month at 6:00                    p.m., and for their work sessions on the fourth Monday of the month at 6:00 p.m.  

 

 

    C.    Appointments / Assignments for 2022-2023                                                                                                          Motion

        1)    Mills County Conference Board - Currently Curt Becker

        2)    Empowerment Board - Currently Elizabeth Richardson

        3)    Buildings / Grounds and Transportation - Currently Matt Portrey

        4)    IASB Delegate - Currently Curt Becker

        5)    CCC Committee - Currently John Zak

        6)    Wellness Committee - Currently Matt Portrey

        7)    Review of Bills - Currently revolves each month in alphabetical order

        8)    Technology Committee - Currently Tim Becker

        9)    Glenwood Community School Foundation - Currently Elizabeth Richardson

        10)    Super Board Representative - Currently Tim Becker

 

    D.    Appointment of Business Manager / Board Secretary                                                                                                               Motion

          I am seeking approval to reappoint Tim Reinert as the District’s Business Manager / Board Secretary.  The Board President will administer the                  oath.  

     E.    Approval of Official Publication                                                                                                                                                             Motion

          I am seeking approval to appoint the Opinion-Tribune as the school district’s official publication .

       F.    Approval of Legal Counsel                                                                                                                                                                     Motion

            I am seeking approval to appoint the firm of  Lynch Dallas, P.C. as legal counsel for the school district.

       G.    Approval of Bank Depositories and Limits                                                                                                                                     Motion

            I am seeking approval of the following bank depositories and limits:

            

            Name of Depository           Location                                 Maximum Deposit

            Glenwood State Bank        Glenwood, IA                         $15,000,000.00

            ISJIT                                     Naperville, IL (managed)      $15,000,000.00

            First National Bank             Glenwood, IA                         $5,200,000.00

            American National Bank    Council Bluffs, IA                   $80,050.00    

 

11.    NEW BUSINESS

        A.    Approval to Conduct Youth Focus Groups                                                                                                                        Motion    

        I am seeking approval for the Glenwood Betterment Committee to Conduct focus groups at West Elementary, the Middle School, and the

      High School as part of the Community Visioning Grant received by the City.

 

       B.    Approval to Request Maximum Modified Supplemental Amount                                                                      Motion

       I am seeking approval to request from the SBRC the maximum modified supplemental amount for open enrolled out ($144,540). This is not 

     cash, rather authority that we are seeking approval from SBRC.

 

     C.    Approval of General Service Transportation Service Agreement                                                                             Motion

        I am seeking approval of the General Service Transportation Service Agreement with Black Hills/Iowa Utility company L.L.C. d/b/a Black Hills                   Energy.

 

    D.    Approval of Early Notification Incentive                                                                                                                        Motion

        I am seeking approval of the Early Notification Incentive as presented.

 

    E.    Approval of Contract for Services with Gaggle.Net, Inc.                                                                                              Motion

        I am seeking approval of the contract with Gaggle.Net, Inc. 

 

   F.    Approval to Receive Bids for Two 65-Passenger School Buses                                                                                            Motion

    I am seeking approval to accept bids for the purchase of two new 65 passenger school buses.

 

   G.    Approval of the ROAR Program                                                                                                                                         Motion

    I am seeking approval to launch and implement a grow your own teacher program for GCSD. 

 

    H.    Approval to Increase Credit Limit                        Motion

      I am seeking approval to raise the credit card limit to avoid declined transactions.  This is due to many vendors no longer accepting purchase orders.
 

12.    ADJOURNMENT                                                                                                                                                             Motion
 

Upcoming Meetings & Events:

Monday, November 14, 2022                                     Regular Board Meeting                                          6:00 p.m. - Large Conf. Room

                                                                                                                                                                                  103 Central, 3rd Floor

Monday, November 28, 2022                                    Work Session                                                             6:00 p.m. - Large Conf. Room

                                                                                                                                                                                   103 Central, 3rd Floor

Monday, December 12, 2022                                    Regular Board Meeting                                            6:00 p.m. - Large Conf. Room

                                                                                                                                                                                   103 Central, 3rd Floor

No December Work Session